Le gouvernement français vient d’annoncer la revalorisation du barème de l’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels. L’annonce faite par Gabriel Attal, ministre délégué auprès du ministre de l’Economie en charge des Comptes publics, prévoit une revalorisation kilométrique de 5,4%.

Elle intervient après une autre hausse de 10% de ce barème en janvier 2022. Objectif : donner un coup de pouce, notamment aux salariés des classes moyennes, en cette période d’inflation.

Cette mesure fiscale devrait concerner 2 millions de ménages français imposés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Elle représente un coût pour l’Etat de 140M€ mais pourra représenter également une somme de plus de 100€ pour un célibataire qui gagne 2 900€ par mois.

« Je pense que notre action doit être dirigée avant tout vers ces Français, cette classe moyenne qui travaille, qui a le sentiment qu’on lui en demande toujours plus, soit pour d’autres qui eux ne peuvent pas travailler, soit pour des services publics qui se dégradent alors que c’est financé par leurs impôts », a expliqué Gabriel Attal.

Pour rappel, le gouvernement avait par ailleurs mis en œuvre une indemnité carburant de 100€ pour les 10 millions de foyers fiscaux les plus modestes utilisant leur voiture pour aller travailler. Une aide venue remplacer de la remise généralisée à la pompe qui s’est achevée fin 2022.

Silae, société aixoise spécialisée notamment dans la création de logiciels destinés au expert-comptables, vient de publier la 4e édition de son rapport sur la gestion des frais professionnels. Ce dernier souligne de nombreuses prises de conscience et leur impact sur l’évolution des comportements dans le monde du travail. Des changements étroitement liés avec les urgences sociétales auxquelles il devient impératif de répondre : la protection de l’environnement et le bien-être au travail semblent devenir des nouvelles priorités business.

Une prise de conscience environnementale, tant pour les entreprises que les collaborateurs
C’est indéniable : suite au rapport du Giec publié en avril 2022, les consciences environnementales s’éveillent et on observe l’évolution de certains comportements notables – citoyens, entreprises et gouvernement. Par exemple, de nouvelles règlementations ont été implémentées pour favoriser la micromobilité, avec notamment la récente augmentation du forfait mobilité durable par le gouvernement. Silae observe ainsi une explosion d’utilisation du vélo en entreprises, avec une croissance de 76 % entre 2021 et 2022, et de véhicules électriques (scooters et cyclomoteurs), avec une hausse de 93% de 2022 par rapport à 2021.

Au-delà des trajets du quotidien, les collaborateurs souhaitent faire de véritables efforts quant à leur impact carbone dans leurs déplacements professionnels : 20% des collaborateurs annoncent être prêts à passer au train pour de longs trajets. Une tendance qui devrait pousser davantage les entreprises à proposer des alternatives de voyage bas carbone en 2023. D’autant plus lorsqu’on observe que 78% des ‘travel managers’ s’attendent à ce que le nombre de voyages d’affaires soit plus élevé cette année.

Le domicile comme bureau secondaire
Le bien-être des collaborateurs semble également être sur le devant de la scène, selon Silae. Et pour cause : depuis la crise pandémique, le bien-être au travail est devenu un enjeu encore plus pour les entreprises. Et l’hybridation de l’environnement de travail n’est pas en reste. Les demandes de remboursement de frais de télétravail à domicile ont d’ailleurs augmenté de 312 % entre 2019 et aujourd’hui ; une tendance qui confirme la pérennité du télétravail dans certaines fonctions/catégories d’entreprises. Une orientation qui devrait continuer de s’affirmer puisque 76% des collaborateurs internationaux souhaitent continuer de privilégier le travail à distance, au moins une partie du temps.

Mais la démocratisation de ces nouveaux usages ne pourrait voir le jour sans le développement et l’adoption d’outils numériques au quotidien. Silae observe à fin 2022 une hausse de 276% des utilisateurs de ces logiciels et une augmentation de 179% du nombre d’employés ayant recours à une solution digitale pour leurs frais professionnels, au second semestre 2022 – par rapport à la même période en 2021.

« La quête de sens et d’actions à impact en entreprise n’a jamais été aussi déterminante pour fidéliser les talents, explique Pierre Queinnec, cofondateur de Jenji, la solution ‘d’expense management’ de Silae. Aujourd’hui, face aux nombreuses prises de conscience des collaborateurs, les entreprises se doivent de les accompagner dans ces évolutions. De ce fait, les politiques managériales ne peuvent plus rester à l’identique. Les managers d’aujourd’hui doivent être formés pour devenir les leaders de demain, et offrir à tous les collaborateurs la possibilité d’exprimer leurs besoins et leurs attentes, pour aligner leurs convictions personnelles aux convictions et objectifs de l’entreprise. »

Le sujet du mois vu par les Éditions Tissot.

L’entreprise doit prendre en charge les frais professionnels de ses salariés. Mais peut-elle le faire de manière forfaitaire ? Cette question a été récemment posée à la Cour de cassation à propos d’indemnités kilométriques.

La prise en charge par l’employeur
Les salariés peuvent être amenés à engager des frais (carburant, stationnement, utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles…) pour les besoins de leur activité professionnelle, inhérentes à leurs fonctions ou à leur emploi, et dans l’intérêt de leur entreprise. Celle-ci a l’obligation de les prendre en charge.
Elle peut procéder de manière directe (par ex. en remettant à ses salariés un véhicule pour se déplacer et une carte de crédit pour régler leurs dépenses professionnelles). Ou rembourser ses collaborateurs des frais qu’ils ont réellement engagés sur présentation de justificatifs.
Mais peut-elle également les rembourser de manière forfaitaire ? Un tel remboursement, qui ne correspond pas aux frais réellement engagés, ne pourrait-il pas constituer plutôt un complément de salaire ? Telle est l’argumentation soutenue par une salariée à propos d’une indemnité kilométrique forfaitaire dans une affaire récemment soumise à la Cour de cassation.

Le remboursement sous forme d’indemnités kilométriques forfaitaires
Dans ce dossier, un avenant conclu entre une salariée et son employeur contenait des stipulations relatives au remboursement de ses frais de déplacements. Il indiquait que la salariée percevrait :

• le remboursement de ses frais réels de déplacement engagés dans le cadre de ses fonctions sur justificatifs ;
• et une indemnité kilométrique payée mensuellement sur une base de 0,35 €/km limitée à un montant total annuel de 6 500€.

Un avenant conclu ultérieurement précisait que les frais professionnels quels qu’ils soient ne pourraient en aucun cas être inférieurs à 500€ mensuels.

La salariée avait été placée en arrêt de travail à plusieurs reprises. Son employeur avait initialement continué à lui verser des indemnités kilométriques. Mais il avait fini par cesser. La salariée réclamait alors un rappel. Elle soutenait que constituent un complément de rémunération les primes ne correspondant pas à des frais réellement exposés par le salarié. Et qu’un employeur ne peut modifier le contrat de travail d’un employé sans son accord, notamment pour supprimer une indemnité contractuelle.

La cour d’appel a refusé de lui accorder le rappel demandé. Elle a considéré que ce versement avait pour objet d’indemniser les frais de déplacement de la salariée et de compenser le surcoût de ceux engagés pour l’exercice de ses fonctions. Il constituait donc un remboursement de frais et non un complément de salaire. Et ce, malgré son caractère forfaitaire et le fait que son versement ne soit soumis à la production d’aucun justificatif. La simple information de sa suppression par l’employeur était donc suffisante.
La Cour de cassation a donné raison à la cour d’appel. L’employeur était donc bien fondé à cesser le versement de l’indemnité kilométrique durant les périodes de suspension du contrat de travail de la salariée. Et ce, sans que cela ne s’apparente à une modification de son contrat de travail.  

Bon à savoir
Les remboursements de frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales dans certaines conditions et limites. Y compris certains remboursements effectués sous forme forfaitaire. Les indemnités kilométriques forfaitaires sont ainsi exonérées de cotisations sociales sans justificatif d’une utilisation conforme à leur objet dans les limites d’un barème annuellement fixé par l’administration fiscale.

Par Amélie Gianino. Juriste en droit social et rédactrice au sein des Éditions Tissot

Cour de cassation, chambre sociale, 9 mars 2022, n° 20-20.872 (une indemnité qui a pour objet d’indemniser les frais de déplacement d’un salarié et de compenser le coût des frais engagés pour l’exercice de ses fonctions constitue un remboursement de frais et non un complément de salaire. Et ce, en dépit de son caractère forfaitaire et du fait que son versement ne soit soumis à la production d’aucun justificatif. L’employeur peut donc en cesser le versement pendant les périodes de suspension du contrat de travail du salarié, sans que cela ne s’apparente à une modification du contrat).